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¿Qué tecnología se emplea para digitalizar documentos?

Blog, Tecnología

Digitalizar documentos es un procedimiento que nos ayuda a ahorrar espacio y tiempo: si nos hace falta acceder a un dato determinado o un documento específico, no tendremos la necesidad de estar revisando entre toneladas de papel. Será tan sencillo como acceder a todos los documentos almacenados dentro de un ordenador y utilizar un criterio de búsqueda para localizar lo que nos haga falta.
La idea es conseguir transferir la información que tenemos contenida en un documento a un fichero de ordenador. También será mucho más fácil de enviar: si, por ejemplo, un cliente nos solicita un fichero importante, la forma más rápida de que le llegue es utilizando Internet. Si lo envías por carta, como mínimo, le tardaría un día llegar.
Para que puedas entender un poco mejor cómo funciona el proceso de digitalizar documentos, a continuación te vamos a describir el procedimiento que se sigue así como la tecnología que se utiliza.

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¿Cómo se digitalizan los documentos?

Reconocimiento OCR: Esta es, probablemente, la técnica más utilizada en este proceso. Básicamente consiste en obtener una serie de imágenes de los documentos a través de un escáner. Ahora bien, en el momento en el que se obtiene esta imagen se tiene que pasar por un programa OCR que se encargará de reconocer el texto.
Básicamente lo que estamos haciendo es pasar de fotografía a texto. Nos ayudará a reducir de forma significativa el “peso” del archivo así como a conseguir que podamos buscar diferentes términos en todos los ficheros.
Multi Tecnología de detección de alimentación doble: Por otra parte tenemos esta tecnología mucho más avanzada y adaptada a los nuevos tiempos. Es especial para utilizarla en el caso de que se tenga que escanear grandes volúmenes de archivos y se pueda correr el riesgo de que algunos se queden sin tratar. Una tecnología muy especial que nos ayuda a ahorrar mucho tiempo
Tecnología Turbo Time: Al igual que la anterior, se trata de una tecnología que nos ayuda a incrementar la velocidad del escaneo. No es demasiado práctica a la hora de escanear un par de documentos, pero si el volumen ya es bastante grande, si que la podemos utilizar para agilizar en gran medida el trabajo de la persona encargada.
Compresión JPEG 2000: El formato JPEG con estas características tiene una ventaja muy interesante, nos ayudará a conseguir gran calidad en todas las imágenes que hemos escaneando pero, además, se encargará de reducir el tamaño para que no sean demasiado elevado. Además, también es capaz de reconocer cuando está escaneando un texto o bien si es una imagen para conseguir optimizar el tamaño del archivo.
Código de barras: Cada expediente tiene asignado un código de barras diferente para que pueda ser más sencillo de identificar. Un sistema de gestión que utilizan normalmente las diferentes administraciones.
Lo mejor de todo es que podemos digitalizar cualquier tipo de documento, ya sean documentos, mapas, fotos, expedientes, documentos jurídicos…
Una buena manera de que la información pueda perdurar en el tiempo.

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Clara Rodríguez

Experta analítica y siempre aficionada en televisiones y todo lo relacionado con ello.